【初めて従業員を雇用した経営者の方向け】必ず作成・保管が必要な書類のまとめ

ご覧いただきありがとうございます。社労士オフィスそらです。

今回は、初めて従業員を雇ったときに必要な書類についてご案内いたします。

法定４帳簿

「法定4帳簿」とは、労働基準法に定められた4つの帳簿を指します。

従業員を雇用したときには、法定４帳簿を適切に作成の上、保管しなくてはなりません。

各帳簿の概要は次のとおりです。

帳簿名	保存期間	起算日	主な記載内容	備考
労働者名簿	３年	退職・死亡日から	氏名、性別、生年月日、入社日、退職日、住所、従事する業務の種類、履歴	事業場、労働者ごとに作成
賃金台帳	３年	最後の記入日／賃金支払期日	氏名、労働日数、賃金計算期間、労働時間数(時間外・休日・深夜労働を含む)、基本給、手当、賃金控除額	事業場ごとに作成
出勤簿	３年	最後の出勤日／賃金支払日	氏名、出勤日、出勤日ごとの始業・終業時間、休憩時間、残業時間
年次有給休暇管理簿	３年	年休を与えた期間中及び期間満了後	取得日、付与日、日数	2019年4月以降義務化

法定4帳簿は、従業員の労働条件を適切に管理していることを証明するものです。

助成金の申請時に提出が求められる場合があります。

経営者の方は、従業員の雇用区分にかかわらず、雇用の際には必ず労働条件通知書を交付して、労働条件を明示しなくてはなりません。

労働条件通知書に記載する事項は次のとおりです。

必ず明示が必要な事項【絶対的明示事項】 ※①～⑥は書面による明示が必要 ※②・③の太字部分は令和６年４月からの追加箇所	定めがあれば記載が必要な事項【相対的明示事項】 ※口頭でもOK
①労働契約の期間	⑧退職手当の定めが適用される労働者の範囲、退職手当の決定、計算・支払の方法及び支払い時期
②期間の定めのある労働契約を更新する場合の基準 (更新上限(通算契約期間または更新回数の上限)の有無と内容)	⑨臨時に支払われる賃金、賞与等及び最低賃金額に関する事項
③就業の場所・従事すべき業務（就業の場所及び従事すべき業務の変更の範囲を含む。）	⑩労働者に負担させる食費、作業用品などに関する事項
④始業・終業の時刻、所定労働時間を超える労働（早出・残業等）の有無、休憩時間、休日、休暇、労働者を２組以上に分けて就業させる場合における就業時転換に関する事項	⑪安全衛生に関する事項
⑤賃金の決定、計算・支払方法、賃金の締切り・支払いの時期	⑫職業訓練に関する事項
⑥退職に関する事項（解雇の事由を含む。）	⑬災害補償、業務外の傷病扶助に関する事項
⑦昇給に関する事項(口頭でOK)	⑭表彰、制裁に関する事項
	⑮休職に関する事項

なお、有期雇用労働者やパートタイム労働者を雇い入れた場合は、上記の事項に加えて、①昇給の有無②退職手当の有無③賞与の有無④相談窓口(相談担当者の氏名・役職等)を文書等で明示しなくてはなりません。

労働条件通知書と雇用契約書を兼ねて作成し、「労働条件通知書兼雇用契約書」として交付することも可能です。

36協定は、労働基準法第36条に基づき、法定労働時間（原則1日8時間・週40時間）を超えて労働させる場合や、法定休日に労働させる場合に必要な労使協定です。

労使協定とは、経営者と従業員代表の間で取り交わす書面契約のことです。

36協定を締結し、労基署に届け出ることで例外的に時間外労働をさせることが可能になります。

36協定届は、管轄の労基署に「時間外労働及び休日労働に関する労使協定書」(36協定書)を添付して提出します。

自筆にて署名をすれば、協定届と協定書を兼ねることができます。提出用と保管用の2通を用意の上、提出しましょう。

なお、従業員代表は、挙手や回覧によって選出します。

労使協定の有効期間は原則として1年間です。毎年の提出を忘れずに行いましょう。

本日のご案内は以上です。

必要書類を適性に作成・管理し、従業員の方を守る経営を行いましょう。